Politique de confidentialité

Politique Générale de Protection des Données Personnelles

 

Introduction

Ray Pro Mailing, dont le siège social est situé au 34 bis rue de Picpus 75012 Paris prend la protection des données personnelles au sérieux et s’engage à gérer les données qu’elle collecte sur vous de façon transparente et loyale, en conformité avec la loi « Informatique et Liberté » du 6 janvier 1978 ainsi que du Règlement UE n°106/679 du Parlement européen et du Conseil en application le 25 mai 2018, relatif à la protection des données personnelles (ci-après RGPD).

Conscient de l’importance d’assurer la confidentialité des données, la société Ray Pro Mailing prend des engagements forts vis-à-vis de la protection des données à caractère personnel. Nous avons à cœur de protéger et de respecter votre vie privée. Cette politique a pour objectif d’encadrer la conformité des traitements de données à caractère personnel que Ray Pro Mailing met en œuvre.

 

 

Quelles sont les données collectées et pour quelles finalités ?

Conformément au principe de minimisation, Ray Pro Mailing s’engage à ne collecter et ne traiter que des données à caractère personnel qui sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des buts pour lesquelles elles sont collectées. Les données personnelles sont des données qui permettent d’identifier directement (par exemple un nom, un prénom) ou indirectement une personne physique (par exemple un identifiant, l’adresse IP).

Nous sommes amenés à collecter indirectement les données suivantes vous concernant :

  • Données d’indentification : cela comprend toute information qui nous permettrait de vous identifier : nom, prénom, adresse mail, code postal, date de naissance ;

  • Données de connexion : votre adresse IP, version de navigateur internet utilisée

Nous sommes susceptibles de collecter directement les données suivantes vous concernant :

  • Données d’indentification : cela comprend toute information qui nous permettrait de vous identifier : nom, prénom, adresse mail, justificatif d’identité.

Ray Pro Mailing ne collecte que des données à caractère personnel dans un but précis, explicite et légitime et ne traitera pas ensuite ces données d’une manière incompatible avec ces buts.

Nous collectons directement les données pour

  • La gestion des demandes d’exercice des droits.

Nous sommes susceptibles de collecter indirectement vos données pour

  • L’inscription à un jeu-concours ou une opération commerciale organisé par une société tierce, et que vous avez donné votre consentement pour que vos données soient transmises à Ray Pro Mailing en sa qualité de sponsor de cette opération.

Nous collectons indirectement vos données personnelles lorsque nous procédons à l’achat de base de données prospects. Si vous figurez sur ces bases de données, c’est parce que vous avez donné votre consentement à ce que vos données y figurent et que vous avez consenti à ce que vos données soient utilisées pour des opérations commerciales. Ray Pro Mailing ne procède en aucun cas à leur capture à votre insu et sans que vous en soyez informé.

 

 

Sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?

Ray Pro Mailing ne collecte, utilise et partage vos données personnelles que conformément à ce que la réglementation permet. Nous pouvons traiter vos données soit parce que :

  • Parce que vous avez donné votre consentement. Pour les opérations de parrainage et les jeux-concours nous utilisons vos données parce que vous nous y avez autorisés.

  • Pour exécuter notre contrat avec vous. Aucun de nos traitements ne repose sur cette base légale.

  • Pour répondre à une obligation légale. Aucun de nos traitements ne repose sur cette base légale.

  • Parce que ce traitement est dans notre intérêt légitime. Aucun de nos traitements ne repose sur cette base légale.

  • Parce que ce traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne. Aucun de nos traitements ne repose sur cette base légale.

 

Permission

1.1 Consentement

En principe, les e-mails ne peuvent être envoyés qu'aux destinataires qui ont donné leur consentement1 (Opt-In). Le consentement doit respecter les conditions préalables suivantes :

a. L'autorisation de recevoir du matériel publicitaire par e-mail/newsletter doit, en particulier, être accordée activement et séparément. Le/la destinataire doit soit cocher une case, soit déclarer de la même manière qu'il/elle est d'accord. Cette déclaration ne peut faire partie d'aucune autre déclaration (par ex. acceptation des conditions générales de vente, dispositions générales de protection des données) et ne peut concerner que la publicité.

b. Si le consentement n'est pas donné par écrit ou par voie électronique, il doit être confirmé par écrit par le détenteur de l'adresse.

c. Veuillez noter que le consentement des mineurs n'est valable que si :

- le mineur a atteint l'âge de 16 ans, ou - les tuteurs légaux ont donné leur consentement.2

d. La possibilité de révoquer le consentement à tout moment avec effet futur doit être clairement et explicitement indiquée au moment de l'obtention du consentement. Il doit également contenir des renseignements sur la façon dont le consentement peut être révoqué et avec qui. La possibilité de révoquer le consentement ne peut être plus compliquée que l'obtention du consentement. Le consentement révoqué doit être mis en œuvre au plus tard dans les cinq (5) jours ouvrables.

1.2 Exceptionnellement, des e-mails peuvent également être envoyés aux clients sans consentement explicite (consentement préalable, point 1.1) dans les conditions suivantes:3

a. Relation client existante (existence d'un contrat d'échange contre paiement),

b. Publicité directe pour des produits ou services exclusifs similaires,

c. des informations sur la possibilité de s'opposer à tout moment (lors de l'obtention et pour chaque utilisation de l'adresse électronique), sans encourir de frais autres que les frais de transmission aux tarifs de base, et

d. Le client ne s'y est pas opposé.

1 Les exigences relatives à l'autorisation sont conformes aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2 Cette disposition est fondée sur le RGPD. Pour l'instant, aucune directive de mise en œuvre ne peut être proposée. Par conséquent, en cas de plainte concernant une violation de cette obligation, aucune réprimande ne sera prononcée tant que les autorités chargées de la protection des données n'auront pas été informées - en tout état de cause, au moins pendant 12 mois à compter de l'entrée en vigueur des présents critères d'admission.


 

Format de l’e-mail

1.3 L'entité contractante, c'est-à-dire le partenaire contractuel de l'expéditeur pour un courrier commercial, doit être clairement identifiable. Dans chaque e-mail envoyé, un avis légal facilement reconnaissable doit être contenu en texte intégral, et ce, au plus tard 12 mois après l'entrée en vigueur des critères d'admission. L'avis juridique doit contenir les détails suivants :

a. Le nom et l'adresse où l'expéditeur est établi ; pour les personnes morales, également la structure juridique, le registre du commerce, le registre des associations, le registre des sociétés ou le registre des coopératives auquel elles sont inscrites et le numéro de registre applicable ;

b. Les coordonnées, au moins un numéro de téléphone valide ou un formulaire de contact électronique et une adresse email ;

c. Un numéro d'identification TVA ou un numéro d'identification d'entreprise, le cas échéant.

Les autres obligations de fournir des informations conformément à la législation nationale ne sont pas affectées.

1.4 L'option de révoquer l’autorisation d'envoyer des e-mails doit être indiquée dans chaque e-mail. Il doit toujours être possible de se désinscrire des e-mails sans que le destinataire n'ait besoin de connaître ses données d'accès (par exemple, login et mot de passe).

Des exceptions peuvent être accordées dans des cas spécifiques si un traitement différent est nécessaire en raison de certaines particularités du service offert.

1.5 L'expéditeur et la nature commerciale du message ne doivent pas être obscurcis ou dissimulés dans l'en-tête et l'objet de l’e-mail. Il y a obscurcissement ou dissimulation lorsque l'en-tête et la ligne d'objet ont été intentionnellement conçus de telle sorte que le destinataire, avant de consulter le contenu de la communication, ne reçoit aucune information ou des renseignements trompeurs sur l'identité réelle de l'expéditeur ou sur la nature commerciale du message.

1.6 Lors de l'utilisation d'adresses e-mail que l'expéditeur ou son client a acquises auprès de tiers, l'expéditeur et/ou son client sont tenus, avant d'effectuer des activités publicitaires, de s'assurer que seuls les destinataires qui ont donné leur consentement conformément aux termes des présents critères d'admission sont effectivement contactés. Ce consentement doit porter non seulement sur l'envoi par un tiers, mais aussi par l'expéditeur et/ou son client.

1.7 L'obtention de données d'adresse pour des tiers (par exemple par le biais du coparrainage) doit être transparente pour l'utilisateur. En particulier, les données d'adresse ainsi obtenues ne peuvent être utilisées pour un mailing que si, lors de la collecte :

a. des entreprises pour lesquelles les données d'adresse ont été générées de manière transparente et individuelle avec les informations sur le secteur,

b. L'utilisateur a pu facilement et clairement prendre connaissance de la liste des entreprises et

c. Le nombre d'entreprises et/ou de personnes pour lesquelles les données d'adresse ont été collectées est réduit dans une mesure qui exclut la transmission des données d'utilisateur à un nombre disproportionné de tiers et permet à l'utilisateur de saisir facilement l'importance et la portée de son consentement et de contrôler facilement le traitement légal de ses données.

Dans un souci de clarté, il convient de préciser que les entreprises pour lesquelles les données d'adresse ont été générées ne peuvent pas transmettre ces données à des tiers sans que l'utilisateur n'ait fourni séparément un consentement supplémentaire à cet effet.

 

Destinataire des données à caractère personnel

Ray Pro Mailing ne partage pas vos données. Nous ne procédons pas au partage ou à la revente de vos données personnelles. Les leads collectés sont seulement utilisés par la société Ray Pro Mailing.

 

 

Conservation des données

Vos données personnelles sont conservées le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou conformément aux exigences légales.

La durée de conservation varie selon plusieurs facteurs et notamment :

  • Les besoins des activités de Ray Pro Mailing

  • Les recommandations des autorités de contrôle

Toutes personnes étant désabonnés des courriers électroniques de la société Ray Pro Mailing, les données personnelles seront conservées durant 1 an sauf demande expresse de la personne concernée. Au-delà de la durée prévue, vos données personnelles seront définitivement supprimées.

 

 

Quels sont vos droits ?

Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriers électroniques de la part de Ray Pro Mailing, vous pouvez vous désabonner simplement en cliquant sur le lien de désabonnement qui figure en pied de tout courrier électronique qui vous est adressé.

De plus, vos données personnelles vous appartiennent, et à ce titre, vous disposez d’un certain nombre de droits. Conformément aux lois et réglementation relatives à la protection des données personnelles en vigueur, vous disposez d’un droit :

  • D’accès : vous avez le droit de savoir quelles données personnelles nous détenons à votre sujet, de les consulter et d’en obtenir une copie.

  • De rectification : si vous vous apercevez d’une erreur, vous pouvez à tout moment nous demander de procéder à la rectification des informations incorrectes.

  • De suppression : sous certaines conditions, vous pouvez nous demander d’effacer vos données personnelles. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations vous concernant lorsque les lois et réglementations en vigueur nous l’imposent ou lorsque nous avons un motif légitime de le faire (ex. l’exécution d’un contrat ou en prévention d’une action en justice).

  • De limitation du traitement responsable : sous certaines conditions, vous pouvez nous demander de limiter l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles, par exemple pendant la durée nécessaire à l’examen d’une demande de rectification.

  • De portabilité : vous avez le droit de nous demander de vous transmettre ou de transmettre à un autre responsable de traitement les données personnelles que vous nous avez fournis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine.

  • D’opposition : dans certains cas, vous pouvez vous opposez à l’utilisation de vos données personnelles pour certains traitements (ex. des opérations de marketing direct).

Pour répondre à votre demande, nous pourrions être amenés à vous demander de justifier votre identité. Nous disposons d’un délai de 30 jours pour répondre à votre demande. Néanmoins en cas de trop forte demande ou en cas de demande complexe, ce délai peut être étendu à 90 jours. Si tel est le cas, vous en serez informé.

À tout moment, vous pouvez également retirer le consentement que vous nous avez donné pour traiter vos données pour une finalité déterminée.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en France il s’agit de la Commission Informatique et Libertés : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Ces droits peuvent être exercés en nous faisant parvenir un courrier soit :

  • A l’adresse suivante :    Ray Pro Mailing    34bis rue de Picpus    75012 Paris

  • Ou en nous écrivant à l’adresse suivante : contact.raypromailing@gmail.com

  • Soit en contactant notre Data Privacy Officer à l’adresse suivante :     DPO Consulting    112 Boulevard Haussmann    75008 Paris

  • Ou en adressant un courriel à l’adresse suivante : dpo@raypromailing.com

 

 

Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?

Ray Pro Mailing met tout en œuvre afin d’apporter un niveau de protection optimale contre leur perte et leur altération.

Des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues pour garantir la confidentialité des données et notamment éviter tout accès non autorisé. L’accès aux données à caractère personnel est restreint aux seuls salariés qui ont besoin de les connaître et qui ont été formés à l’observation en matière de confidentialité et de sécurité.

Ray Pro Mailing exige également de tous ses sous-traitants qu’ils présentent des garanties contractuelles et techniques appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

 

 Transferts Internationaux

Les données à caractère personnel collectées par Ray Pro Mailing ne font pas l’objet de transferts vers des pays situés dans l’Union Européenne ou hors de l’Union Européen.

 

 

 

 

Cookies

Lors de la consultation de nos courriers électroniques, un cookie peut être déposé sur votre ordinateur, votre mobile, ou votre tablette. Afin de vous adresser des messages plus en lien avec vos centres d’intérêt, Ray Pro Mailing peut faire appel à ces cookies.

Qu’est-ce qu’un Cookie ?

Les cookies sont des fichiers textes qui sont placés sur votre ordinateur lors de la consultation de nos courriers électroniques. Ils sont largement utilisés pour permettre aux sites web de fonctionner, ou de fonctionner plus efficacement, ainsi que pour fournir des informations aux propriétaires des sites web. Les cookies sont déposés ou stockés sur votre ordinateur, votre smartphone ou tout autre appareil optimisé pour internet. Ils permettent d’améliorer votre confort de navigation, de sécuriser votre connexion ou d’obtenir des informations sur les sites web visités.

Comment paramétrer les cookies sur votre ordinateur ?

Il vous est possible à tout moment de changer le paramétrage applicable aux cookies. En modifiant les paramètres de votre navigateur internet (cliquez sur le bouton « aide » de votre navigateur pour voir comment faire) vous pouvez être prévenu avant d’accepter des cookies ou bien simplement les refuser.

 

Le programme Ray Pro Mailing précise qu’il peut être amené à partager des informations pseudonymisées (civilité, nom, prénom, email) avec des tiers pour proposer à ses abonnés des offres promotionnelles exclusives ciblées et notamment celles des partenaires ci-dessous : 

Eperflex® : si vous ne souhaitez pas faire l’objet d’un reciblage de ce programme de fidélisation, cliquez-ici 

Vous avez également la possibilité de désactiver ce service en cliquant sur le lien de désabonnement qui se situe en pied de chaque courrier électronique que vous pouvez recevoir de Ray Pro Mailing.

 

 

Mises à jour du Document

Ce document est susceptible d’être mis à jour régulièrement afin de tenir compte des évolutions dans le contenu des services qui vous sont proposés. Nous vous recommandons de régulièrement consulter cette page afin de vous tenir informés des conditions dans lesquelles nous traitons vos données personnelles.

Mise à jour 25 mai 2018